Privacy reglement ZHG  (versie 2019)

Het ZHG kent vier soorten administraties:   

1 Donateursadministratie

2 Vrijwilligersadministratie

3 Bestand met ontvangers De Monté ver Loren Penning

4 Register van schenkingen en bruiklenen

Donateursadministratie

Wordt bijgehouden in Excel op de computer van de donateursadministrateur.

Donateursadministrateur maakt minstens 4 x per jaar back-ups op USB-stick te bewaren in ZHG kluis en bij de penningmeester.

In deze administratie worden bijgehouden de adresgegevens, (aanhef, titel, naam, straat, huisnummer, plaats, postcode, land. Emailadres, datum en aard laatste wijziging en het moment van aanmelding). Bovendien de hoogte en de datum van de laatste 5 donaties.

Inzage in de complete administratie heeft de penningmeester, secretaris, voorzitter en de donateurs-administrateur

De kascommissie heeft toegang tot bankafschriften ivm met controle inkomsten.

Inzage in de naam en adres gegevens (inclusief aanmeldingsdatum):  Geheel bestuur, vrijwilliger werving, medewerkers GAZ 

Adresbestand (donateurs en overige abonnees) wordt ivm verzending Seijst digitaal ter beschikking gesteld aan de drukker van Seijst

Adresbestand kan alleen na bestuursbesluit aan anderen worden verstrekt.

Excel-bestanden ouder dan 5 jaar worden vernietigd

Donateurslijsten (naam en adresgegevens, datum aanmelding en evt datum opzegging) blijven op papier in ZHG archief bewaard voor later onderzoek.

Alle papieren mutatieformulieren worden 5 jaar bewaard.

Nieuwe donateurs worden schriftelijk gewezen op het bestaan van dit regelement.

 

Vrijwilligers administratie

Wordt bijgehouden in Excel op de computer van de penningmeester en/of secretaris.

In de administratie worden bijgehouden  de adresgegevens, (aanhef, titel, naam, straat, huisnummer, plaats, postcode, land,   emailadres, telefoonnummers en functie.

Inzage in de complete administratie:  Allen die erin vermeld worden

Adresbestand kan alleen na bestuursbesluit aan anderen worden verstrekt.

Excel-bestanden ouder dan 5 jaar worden vernietigd

Vrijwilligerslijsten (naam en adresgegevens, functie) blijven op papier in ZHG archief bewaard voor later onderzoek.

Namen en email adressen van bij het ZHG betrokken vrijwilligers kunnen vermeld worden op de site van het ZHG

Nieuwe vrijwilligers worden schriftelijk gewezen op het bestaan van dit reglement.

 

Ontvangers De Monté ver Loren Penning

Wordt bij gehouden in Excel op de computer van de penningmeester en/of secretaris

In de administratie worden bijgehouden  de adresgegevens, (aanhef, naam, titel, straat, huisnummer, plaats, postcode, land. Emailadres, telefoonnummers, jaar van verlening. Eventueel overlijden)

Inzage in de complete administratie die erin vermeld staan,    bestuur ZHG.

Namen van ontvangers van de De Monté ver Loren Penning worden vermeld op de site van het ZHG.

  

Register van Schenkingen en bruiklenen

Basis is hier een papieren registratie die overgenomen is/wordt in een Excel bestand

Inzage alleen voor ZHG-vrijwilligers met een functioneel belang bij inzage.

Gegevens schenker (naam+adres), voorwerp, datum